Hur du effektivt hanterar din tid

2024 Författare: Arianna Cook | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 14:54

Tidshantering i det moderna samhället. Varför människor inte har tillräckligt med tid och hur man lär sig att hänga med i allt. Grundläggande regler för effektiv hantering av en tillfällig resurs. Tidshantering är möjligheten att kontrollera hur mycket tid som spenderas på vissa aktiviteter, hantera det klokt, analysera effektiviteten i ditt arbete och hitta ytterligare resurser och därigenom öka produktiviteten. Sådana färdigheter ger en person möjlighet att inte bara hänga med i de planerade aktiviteterna, utan att göra det effektivt och ha kul. Vetenskapen som studerar processen att planera och hantera sin egen eller någon annans tidsresurs kallas time management.

Behovet av tidshantering

Frågan om tidshantering på statlig nivå uppstod och började på allvar studeras i Ryssland på 1920 -talet. Olika teorier och metoder för att öka aktivitetens effektivitet föreslogs, bland annat genom att organisera den individuella effektiviteten för varje enskild person.

På 70 -talet av 1900 -talet introducerades tanken att det personliga tidshanteringssystemet ska baseras på individens effektiva tänkande, som behöver utvecklas. Först 2007 dök en avdelning för tidshantering upp vid ett av Moskvas universitet. Å ena sidan är tiden inte en gränslös resurs, så det är inte förvånande att vi ofta saknar den. Men, å andra sidan, för alla på dagen är tiden densamma. Så varför, till samma kostnad, lyckas vissa göra mycket mer än andra, och som ett resultat få ett högre resultat? Det handlar inte om antalet timmar, utan om effektiviteten i deras användning.

Många misstänker att tidshantering bara är nödvändig för chefer på jobbet och människor som patologiskt inte gör någonting. Faktum är att alla måste lära sig konsten att hantera sin tid för att lyckas inte bara i arbetet, utan också i livet. Tidshanteringens uppgift är inte att driva dig in i någon form av ramverk. Tvärtom, planering gör att du kan utöka denna ram, eftersom du själv inte märker hur mycket tid, om den spenderas korrekt, kan frigöras. För att behärska vetenskapen om tidshantering tar det några veckor för någon och månader för andra. Allt beror på flera faktorer:

• Viljans styrka … Utan denna karaktärsdrag är det i princip svårt att uppnå några resultat. Därför, om något inte fungerade första gången, behöver du inte ge upp. Du måste ta reda på varför det inte fungerade och göra det igen.
• Tidigare planeringskunskaper … Om en person vet hur man planerar några av sina handlingar, till exempel shopping, rekreation, evenemang, bör han känna till de grundläggande principerna för planering. I det här fallet blir det lättare för honom att lära sig att hantera tid än för någon som lever improviserat hela sitt liv. Ändå är ingenting omöjligt för den andra kategorin människor, det kan bara ta lite längre tid.
• Stöd … Hur ofta gör en person något för företaget: börjar eller slutar röka, går till gymmet, deltar i event. Det är mycket viktigt att få stöd från nära och kära. Därför, om hela teamet eller hela familjen fattar ett beslut att förstå tidshantering, kommer resultatet att uppnås mycket snabbare.

Tabu när du planerar din tid

Innan du lär dig att hantera din tid måste du analysera vad det tar 24 timmar. Efter att ha klottrat åtminstone en av din dag i timmar och minuter kan du se att det mesta av den värdefulla resursen går till spillo.

Låt oss överväga de viktigaste tabun inom tidshantering:

1. Lång sömn … Du kan inte gå någonstans - du måste sova så att du orkar effektivt spendera resten av tiden. Sund sömn är 8 timmar. Men att sova före lunch är en oklok tidshantering.
2. Telefonsamtal … Telefonen både sparar och slösar bort din tid. Å ena sidan kan information tas emot eller överföras snabbare. Men å andra sidan tar tomt samtal ibland bort det mesta av dagen.
3. Tittar på tv och spelar spel … Naturligtvis måste du vila, och alla förstår betydelsen av detta ord på sitt eget sätt. Men att titta på nästa serie eller en ny "shooter" kommer inte att kunna antingen ladda med ny styrka eller vara användbart.
4. Dåliga vanor … Personer med ohälsosamma vanor som rökning tar mycket tid under dagen för att ta rökpauser. Det verkar som att dricka en kopp kaffe eller röka handlar om 2-3 minuter, men vår dag består av dessa minuter.

Alla kan hitta några fler punkter i sin rutin, där de tillbringar sin tid, och försöker ta bort dem från sina liv, eller åtminstone minska dem. Ju tidigare en person förstår detta, desto tidigare lär han sig att värdera och spendera sin tid klokt.

Råd! Det finns ingen anledning att ångra den tid som har gått. Detta är en helt värdelös övning, eftersom den inte kommer tillbaka. Det är bättre att lära sig från och med nu att inte tillåta sitt värdelösa slöseri.

Funktioner i undervisningstidshantering

Det finns olika tekniker som lär ut grunderna i tidshantering. Mycket tematisk information om denna fråga finns på Internet. Men det är bättre när en professionell delar hemligheterna med dig. Den ökade efterfrågan på studier av denna fråga skapar ett utbud. Och idag i vårt land trycks litteratur i stora mängder och olika utbildningar om tidshantering hålls.

Utbildning är en av de undervisningsmetoder som gör att du kan förvärva nödvändiga kunskaper, färdigheter och förmågor genom direkt praktisk utbildning. Den stora fördelen är att studenten inte bara uppfattar någon angiven information, utan omedelbart kan tillämpa den kunskap som erhållits i praktiken. Det finns live kommunikation med tränaren och med en grupp likasinnade.

Trots att de grundläggande principerna för tidshantering är desamma kan utbildningar struktureras på olika sätt. Varje tränare bestämmer själv hur det blir lättare för honom att förmedla sin erfarenhet till den utbildade publiken. Tidshanteringsklasser erbjuder ett antal regler eller aktiviteter som bör följas för att utveckla förmågan att hantera tid.

Men du måste förstå att resan till själva utbildningen, även om den genomförs av en högkvalificerad specialist, utan ansträngningar från dess sida kommer att vara värdelös. Planera, dela upp planer i viktiga och inte så viktiga, brådskande och försenade - allt detta måste göras på egen hand.

Ett annat mer tillgängligt sätt att få information om hur man hanterar liv och tid är specialiserad litteratur. Många böcker har skrivits om detta ämne av både utländska och inhemska författare. Många av dem är ledartränare, så att du kan bekanta dig med materialet innan du går på relevant utbildning. Fördelen med boken över träningspasset är det lägre priset, möjligheten att läsa den vid en lämplig tid och läsa den igen, göra anteckningar.

Populära böcker 2016 som berättar hur du effektivt hanterar tid är:

• "Maximal koncentration". Skrivet av Lucy Joe Palladino;
• "Ett enkelt sätt att sluta dröja." Skrivet av Neil Fiore;
• "Musa och odjuret". Skrivet av Yana Frank;
• "Essentialism". Skrivet av Greg McKeon;
• "Hur man gör saker i ordning." Skrivet av David Allen;
• Time Drive. Författare Gleb Arkhangelsky;
• “365 dagar av en kreativ person. Dagbok ". Skrivet av Yana Frank;
• "Bra år. Marknadsförare är veckovis ". Upplagt av Igor Mann;
• "Hur man arbetar 4 timmar i veckan". Skrivet av Tim Ferris;
• "Konsten att hänga med". Skriven av Alan Lacaine.

Grundläggande regler för effektiv tidshantering

Om en person tog det första steget, såg problemet med felaktig planering av sin tid och vill lösa det inom en snar framtid, är det nödvändigt att förstå några hemligheter för tidshantering. Följande riktlinjer hjälper dig att hantera din tid på rätt sätt.

Eliminering av "fall-parasiter"

Utmaningen är att analysera din dag och schemalägga den så detaljerat som möjligt. Det är nödvändigt att skriva ner inte bara användbara handlingar som har slutförts. Detta bör också omfatta avkoppling, kommunikation och andra aktiviteter. Nu måste du markera de punkter som kan spara tid utan några skador. Det här är "parasitfall" som stjäl värdefulla minuter. För att utesluta alla värdelösa aktiviteter måste du analysera mer än en av dina dagar, men resultatet väntar inte länge. Att spendera en vecka på din att-göra-lista kan spara mycket mer tid i framtiden genom att ta bort onödiga saker från ditt schema.

Schemalägga ett schema

Genom att eliminera "parasitfall" från ditt schema kan du börja rationell tidsplanering. Framgångsrika människor planerar ständigt sin tid och ökar därmed produktiviteten för sina aktiviteter.

Planering ska inte göras i ditt huvud, utan på papper. Det spelar ingen roll om det är en läderbunden dagbok eller ett enkelt papper. Det är nödvändigt att skriva ärendena efter deras betydelse. Om en ny uppgift uppstår under dagen, bör den också skrivas in i din plan, med hänsyn till prioriteten i förhållande till den tidigare planerade. Slutförda ärenden bör raderas från listan. Det ger styrka och stimulerar till fruktbar aktivitet.

Planeringen borde vara från mer till mindre. Från planerna för året, gå smidigt till planer för varje dag. Specifika tidsfrister bör anges för varje uppgift.

Vid utbildning i tidshantering rekommenderar tränare ofta att rita ett träd som förkroppsligandet av det stora målet. Grenarna som sträcker sig från det är små uppgifter som måste lösas på vägen för att uppnå det. Varje gren kan förgrena sig många gånger tills uppgifterna är indelade i små, tydliga och begripliga. Naturligtvis är det inte nödvändigt att rita träd när du planerar för varje dag, men det är värt att visualisera din plan. Det finns en 10/90 regel i tidshantering. Den formuleras enligt följande: 10% av tiden du lägger på att planera en uppgift sparar 90% av tiden det tar att slutföra den.

Att bygga viljestyrka

Det räcker inte att lära sig hur man planerar sin tid korrekt. Det är nödvändigt att följa den skisserade planen. Men det händer ofta att du på morgonen gick upp med ont i huvudet och inte ville göra övningar; kom hem från jobbet trött och gick inte på kurser; din favoritfilm finns på TV och du har bokat om mötet. Att organisera din dag börjar med att organisera dig själv. Om det till en början är svårt att offra att titta på din favoritprogram, kan du titta på den genom att sätta TV: n i köket och laga middag vid denna tidpunkt. Om du inte känner för att göra din planerade löpning på morgonen i regnregn, kan du ta med dig din musikspelare och ditt humör kommer att stiga. Det finns ingen anledning att överge de planerade fallen, det är värt att leta efter en kompromiss och uppfylla dem med nöje.

Prioritering

Den svåraste delen av konsten att hantera din tid är att prioritera korrekt, markera huvudmålet och de sekundära. Detta gör att du kan ordna uppgifter korrekt i listan.

Efter att ha identifierat huvuduppgifterna är det nödvändigt att analysera vilka konsekvenser som kommer att inträffa om de är klara eller inte slutförda i tid. Om du markerar det viktigaste korrekt kan du se att överträdelsen av tidsfristerna för genomförandet av huvuduppgiften kommer att få allvarliga konsekvenser.

De viktigaste och svåraste sakerna görs bäst på morgonen. Under dessa timmar vilar hjärnan, medvetandet är klart, uppmärksamheten är maximalt koncentrerad. Det finns situationer då mindre tid är planerad att slutföra en uppgift än vad som faktiskt spenderas av skäl som inte kan kontrolleras av en person. Därför, om du planerar viktiga saker för eftermiddagen, kanske de inte görs i tid, vilket leder till allvarliga konsekvenser.

Alla ärenden kan villkorligt delas in i fyra grupper: brådskande och viktiga; viktigt men inte brådskande; brådskande men inte viktigt; inte brådskande och inte särskilt viktigt. Det rekommenderas att du skriver in saker i din dagbok i följande ordning:

1. viktigt och brådskande;
2. brådskande men mindre viktigt;
3. viktigt men inte brådskande;
4. Övrig.

Enligt en av reglerna för tidshantering (Pareto -regel 20/80) kan korrekt prioritering spara upp till 80% av resurserna. Den är formulerad enligt följande: 20% av de aktiviteter som läggs på huvuduppgifterna ger 80% av effektiviteten; i sin tur kommer 80% av den aktivitet som läggs på genomförandet av obetydliga uppgifter endast att ge 20% av resultatet. Detta tyder återigen på att det är nödvändigt att kunna lyfta fram det viktiga och slänga det onödiga.

Fastställande av arbetsvillkor

För att utveckla förmågan att hantera tid måste du ange tydliga deadlines för varje uppgift. Annars kan det skjutas upp på obestämd tid. Med en specifik tidsfrist för att slutföra en uppgift strävar en person efter att vara i tid. Detta bevisas av elevernas ökade produktivitet dagen innan sessionen, detta exempel ges ofta under träningspass. Ibland är det användbart att sätta sådana tidsfrister på egen hand för att så mycket som möjligt kunna koncentrera sig på uppgiften, för att mobilisera all din potential. Överanvänd inte experiment med deadlines. Detta kan leda till överbelastning, förlust av styrka och andra negativa konsekvenser. I sin tur hjälper arbetet som det kommer in att spara inte bara tid, utan också energi. Om alla mindre svårigheter som uppstår på vägen till huvudmålet löses när de kommer, hinner de inte förvandlas till en snöboll av olösliga problem. Om alla uppgifter har slutförts, men styrkan och tiden tillåter dig att klara den extra uppgiften, behöver du inte skjuta upp den. Efter att ha genomfört uppgiften idag, planerad till imorgon, kommer en person att vara säker på att han kommer att hinna med att genomföra alla aktiviteter som planeras för nästa dag. Du bör inte skjuta upp slutförandet av ärenden som påbörjades idag och inte slutförts inom den tidsfrist som du själv har angett. Varje uppgift löses snabbare, så länge du är fokuserad på det. Genom att skjuta upp färdigställandet av arbetet till i morgon tvingar en person sig att ställa om och fokusera på det, och det är tidskrävande.

Delegering och automatisering

Det finns ingen anledning att vara rädd för hjälp. Dessutom, om det finns en möjlighet att anförtro utförandet av uppgifter till en annan person, måste den användas. Inte alltid ett bra resultat kan uppnås bara på egen hand. Det är mer lönsamt att lägga tid på att lära en annan person en viss uppgift en gång, än att ständigt göra det själv. Speciellt om det inte ingår i kategorin av de viktigaste. Därmed kan den frigjorda tiden läggas på viktigare uppgifter.

Automatisering av vissa processer spelar en lika viktig roll i processen för effektiv tidshantering: automatisk sortering av e -postaviseringar, automatiska regelbundna betalningar och så vidare. Allt som kan fungera utan ditt deltagande sparar ytterligare tid.

Full vila

Du behöver inte bara planera din arbetstid, utan också din vila. Dessutom rekommenderar många experter att börja från denna punkt för att börja fylla i din dagbok. Utan ordentlig vila kan en person inte arbeta produktivt, så denna del av framgång får inte glömmas bort.

Vissa människor, i ett försök att vara i tid så mycket som möjligt, förnekar medvetet sig själva alla nöjen och försöker lägga varje minut på affärer. Som ett resultat sjunker produktiviteten eftersom en trött person inte kan koncentrera sig och fatta snabba och kloka beslut.

Vila ska vara komplett. När du umgås med familj eller vänner måste du njuta av kommunikation och inte tänka på nya affärssystem eller en plan för att träffa en partner i ditt huvud. Och detta kommer inte att hjälpa orsaken, och det kommer att framkalla missnöje hos nära människor. Hur man hanterar tid - titta på videon:

Möjligheten att hantera din tid gör att en person kan bli framgångsrik och lycklig. Därför kommer det inte att vara överflödigt att förstå denna konst inte bara för huvudet, utan också för hemmafruen. I olika källor kan du räkna ett antal olika metoder, tekniker och regler för effektiv tidshantering, men de går alla ner till samma principer: kompetent planering och prioritering. Efter att ha behärskat grunderna i denna vetenskap kommer alla att kunna formulera sina egna regler för hur man hanterar liv och tid.